Xuất hoá đơn tự động trên máy bán hàng và máy game

Máy bán hàng tự động và máy game vận hành không người trực. Đó là ưu điểm của mô hình, và cũng là chỗ khó khi quy định về hoá đơn điện tử siết chặt hơn: không có thu ngân thì không có ai bấm xuất hoá đơn.

Bối cảnh pháp lý

Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 1/6/2025, sửa đổi và bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hoá đơn, chứng từ. Theo đó, hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng mỗi năm phải sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Phạm vi áp dụng bao gồm các hoạt động bán lẻ, ăn uống, vận tải và các mô hình cung cấp hàng hoá, dịch vụ trực tiếp tới người tiêu dùng. Máy bán hàng tự động, máy game và kiosk tự phục vụ đều nằm trong nhóm bán trực tiếp tới người tiêu dùng.

Một điểm thuận lợi của quy định này: hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số, nên phù hợp với mô hình bán lẻ giá trị nhỏ và số lượng giao dịch lớn.

Đây là tóm tắt để định hướng, không thay thế tư vấn thuế. Trước khi triển khai, nên đối chiếu với cơ quan thuế quản lý trực tiếp về ngưỡng doanh thu và thời điểm áp dụng cho trường hợp cụ thể của bạn.

Hệ thống làm gì

1. Khách thanh toán bằng QR, tiền mặt hoặc thẻ

2. Máy ghi nhận giao dịch theo thời gian thực

3. Hệ thống khởi tạo hoá đơn điện tử cho lượt đó

4. Dữ liệu lưu tập trung, tổng hợp được theo ngày và theo tháng

Toàn bộ chạy trong nền, không thêm thao tác nào cho khách và không làm gián đoạn lượt sử dụng — điều này quan trọng với máy game, nơi vài giây chờ thêm là đủ để hỏng trải nghiệm.

Thiết bị đã tích hợp sẵn

• Máy bán hàng tự động: nước, đồ ăn, đồ uống

• Máy game, máy gắp thú, máy trò chơi điện tử

• Kiosk thanh toán tự phục vụ

• Các thiết bị bán lẻ vận hành không người trực

Vì sao nên tích hợp từ đầu

Bổ sung sau tốn hơn nhiều: phải rà lại dữ liệu đã phát sinh, phải đấu thêm giải pháp ngoài vào hệ thống đang chạy, và thường phải làm trong lúc bị hối. Máy lắp mới thì phần này đã có sẵn trong hệ thống.

Chi tiết hơn cho mô hình khu vui chơi, xem bài xuất hoá đơn tự động cho máy bán xu.

Chuẩn bị gì trước khi triển khai

1. Xác định chủ thể kinh doanh và ngưỡng doanh thu áp dụng với trường hợp của mình, đối chiếu với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

2. Chọn đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử và đăng ký sử dụng.

3. Rà lại danh mục hàng hoá, dịch vụ và thuế suất tương ứng.

4. Kết nối hệ thống máy với phần khởi tạo hoá đơn và chạy thử.

Ba câu hỏi nên hỏi nhà cung cấp thiết bị

• Hệ thống ghi nhận doanh thu ở mức từng giao dịch hay chỉ tổng theo ngày — vì hai mức này khác nhau hoàn toàn khi cần giải trình

• Dữ liệu xuất ra được ở định dạng nào để đưa vào phần mềm kế toán

• Nếu sau này đổi đơn vị hoá đơn điện tử thì có phải thay thiết bị không

Câu hỏi thường gặp

Máy bán hàng tự động có bắt buộc xuất hoá đơn không?

Nghĩa vụ gắn với chủ thể kinh doanh và ngưỡng doanh thu, không gắn với chiếc máy. Nếu hộ hoặc doanh nghiệp thuộc diện áp dụng thì doanh thu từ máy cũng phải được ghi nhận và xuất hoá đơn.

Khách không lấy hoá đơn thì sao?

Quy định cho phép xuất hoá đơn tổng hợp theo ngày cho các giao dịch lẻ không lấy hoá đơn. Điều quan trọng là doanh thu vẫn được ghi nhận đầy đủ.

Hệ thống có kết nối được với phần mềm kế toán không?

Dữ liệu giao dịch và hoá đơn xuất được ra file để đối chiếu và nhập vào phần mềm kế toán đang dùng.